Es ist der Moment, für den dieser Beitrag geschrieben ist: Eine Prüferin des Finanzamts steht unangekündigt im Laden und möchte die Kasse sehen. Nach § 146b AO darf sie das, während der Geschäftszeiten und ohne Prüfungsanordnung. Dieser Notfallplan ist zum Ausdrucken gedacht: einmal lesen, an die Pinnwand im Backoffice, und wenn es so weit ist, geht niemand in Panik.
Schritt 1: Ruhe bewahren und Ausweis ansehen
Lassen Sie sich den Dienstausweis zeigen und notieren Sie Name und Dienststelle. Eine Kassennachschau ist keine Durchsuchung, sondern eine Sichtprüfung der Kassenführung. Bedienen Sie Ihre Kundschaft weiter; die Prüfung darf den Geschäftsbetrieb nicht lahmlegen, und ein aufgeräumter, ruhiger Umgang ist Ihr bester erster Eindruck.
Schritt 2: Steuerberatung anrufen
Rufen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater an, bevor Sie inhaltliche Fragen beantworten. Sie dürfen darum bitten, dass die Beratung telefonisch hinzugezogen wird. Beantworten Sie Fragen zur Bedienung der Kasse, aber überlassen Sie steuerliche Einschätzungen der Fachperson.
Schritt 3: Das bereithalten, was verlangt werden darf
Typischerweise verlangt die Prüferin:
- den DSFinV-K-Export der Kassendaten,
- die TSE-Daten beziehungsweise den Nachweis der zertifizierten TSE,
- die Z-Bons der letzten Tage,
- die Verfahrensdokumentation.
Wer das nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro und die Hinzuschätzung von Umsätzen. Entscheidend ist deshalb nicht der Tag der Prüfung, sondern jeder Tag davor: Die Exporte müssen auf Knopfdruck bereitstehen.
Schritt 4: Wer macht was im Betrieb
Klären Sie vor dem Ernstfall drei Zuständigkeiten und schreiben Sie sie auf den ausgedruckten Plan:
- Wer bedient den Export? Eine Person im Betrieb muss den DSFinV-K-Export und die Z-Bons ohne Suchen abrufen können.
- Wer ruft die Steuerberatung an? Nummer gut sichtbar notieren.
- Wer betreut währenddessen die Kundschaft? Das Geschäft läuft weiter.
Vorbereitung ist der ganze Trick
Eine Kassennachschau verliert ihren Schrecken, wenn die Kassenführung laufend sauber ist. Prüfen Sie Ihren Stand mit dem Selbst-Check Kassennachschau, lesen Sie, was die KassenSichV für Juweliere im Einzelnen verlangt, und halten Sie die GoBD-Checkliste aktuell.
So unterstützt Gemwise Sie dabei
Bei Gemwise liegen die Unterlagen für den Ernstfall auf Knopfdruck bereit: der DSFinV-K-Export, die TSE-Daten der zertifizierten Cloud-TSE und die fortlaufend nummerierten Z-Bons. Die Finanzdaten sind zehn Jahre revisionssicher archiviert. Wenn die Prüferin fragt, führen Sie sie in wenigen Minuten durch die Daten, statt den Betrieb anzuhalten.
Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag beschreibt den organisatorischen Ablauf allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich ist § 146b AO.