Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”) legen fest, wie Juweliere ihre Kassendaten aufbewahren müssen: vollständig, unveränderbar und zehn Jahre lang. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf diese Daten elektronisch zugreifen können. Nachträglich „korrigierte” Umsätze ohne Protokoll gelten als Verstoß.
Die vier Kernforderungen
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch Storno, Retoure, Anzahlung und Gutschein-Einlösung.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden. Korrekturen erfolgen als neue, protokollierte Buchung (append-only).
- Aufbewahrung: Zehn Jahre, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.
- Nachvollziehbarkeit: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Kasse Daten erfasst, verarbeitet und archiviert.
Typische GoBD-Fallen im Juwelieralltag
- Excel als Nebenbuch: Bestände oder Anzahlungen in Excel-Listen sind weder unveränderbar noch protokolliert und bei der Prüfung ein rotes Tuch.
- Reparaturzettel aus Papier: Werkstattumsätze, die erst „später nachgetragen” werden, verletzen die Einzelaufzeichnungspflicht.
- Gelöschte Bons: Ein Storno muss als Storno erscheinen, nicht als verschwundene Buchung.
- Alte Kassensoftware ohne Export: Wenn die Prüferin die Daten nicht maschinell auswerten kann, drohen Hinzuschätzungen.
Checkliste: GoBD-fest in zehn Punkten
- Alle Verkäufe, Stornos, Retouren laufen über die Kasse?
- Anzahlungen und Gutscheine werden als eigene Vorgänge erfasst?
- Buchungen sind technisch unveränderbar (append-only)?
- Archivierung über volle zehn Jahre sichergestellt?
- Z-Bons lückenlos und fortlaufend nummeriert?
- DSFinV-K- und DATEV-Export jederzeit möglich?
- Verfahrensdokumentation vorhanden und aktuell?
- Zugriffsrechte geregelt (wer darf stornieren, wer Preise ändern)?
- Audit-Trail: Wer hat wann was geändert?
- Backups getestet, nicht nur eingerichtet?
So löst Gemwise das
Gemwise speichert Finanzdaten append-only: Transaktionen, Zahlungen und TSE-Daten werden nie überschrieben und automatisch zehn Jahre revisionssicher archiviert. Jede Änderung steht im Audit-Trail, Rollen regeln Storno- und Preisrechte, und DSFinV-K- wie DATEV-Export liegen auf Knopfdruck bereit, auch Jahre später.
Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung.