Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) legen fest, wie Juweliere ihre Kassendaten aufbewahren müssen: vollständig, unveränderbar und zehn Jahre lang. Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf diese Daten elektronisch zugreifen können. Nachträglich „korrigierte“ Umsätze ohne Protokoll gelten als Verstoß. Die GoBD greift dabei Hand in Hand mit der KassenSichV, die die TSE-Signierung an der Kasse regelt.
Die vier Kernforderungen
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch Storno, Retoure, Anzahlung und Gutschein-Einlösung.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden. Korrekturen erfolgen als neue, protokollierte Buchung (append-only).
- Aufbewahrung: Zehn Jahre, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.
- Nachvollziehbarkeit: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Kasse Daten erfasst, verarbeitet und archiviert.
Typische GoBD-Fallen im Juwelieralltag
- Excel als Nebenbuch: Bestände oder Anzahlungen in Excel-Listen sind weder unveränderbar noch protokolliert und bei der Prüfung ein rotes Tuch.
- Reparaturzettel aus Papier: Werkstattumsätze, die erst „später nachgetragen“ werden, verletzen die Einzelaufzeichnungspflicht.
- Gelöschte Bons: Ein Storno muss als Storno erscheinen, nicht als verschwundene Buchung.
- Alte Kassensoftware ohne Export: Wenn die Prüferin die Daten nicht maschinell auswerten kann, drohen Hinzuschätzungen.
Checkliste: GoBD-fest in zehn Punkten
- Alle Verkäufe, Stornos, Retouren laufen über die Kasse?
- Anzahlungen und Gutscheine werden als eigene Vorgänge erfasst?
- Buchungen sind technisch unveränderbar (append-only)?
- Archivierung über volle zehn Jahre sichergestellt?
- Z-Bons lückenlos und fortlaufend nummeriert?
- DSFinV-K- und DATEV-Export jederzeit möglich?
- Verfahrensdokumentation vorhanden und aktuell?
- Zugriffsrechte geregelt (wer darf stornieren, wer Preise ändern)?
- Audit-Trail: Wer hat wann was geändert?
- Backups getestet, nicht nur eingerichtet?
So löst Gemwise das
Gemwise speichert Finanzdaten append-only: Transaktionen, Zahlungen und TSE-Daten werden nie überschrieben und automatisch zehn Jahre revisionssicher archiviert. Jede Änderung steht im Audit-Trail, Rollen regeln Storno- und Preisrechte, und DSFinV-K- wie DATEV-Export liegen auf Knopfdruck bereit, auch Jahre später. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigt das Modul Finanzamt.
Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung.